Manuál „Jak zorganizovat akci“ - Workshop / školení

Jste lektor nebo třeba majitel firmy a chcete uspořádat workshop či semináře, ale nevíte jak na to? Poradíme vám.

Uspořádat workshop či seminář není obvykle nic složitého. Stáčí vám k tomu školitel, pokud jím tedy sám nejste, prostory a potřebné vybavení pro samotné školení. V případě, že nejste školitel, ale měli byste zájem o školení na určitou oblast nebo od určitého člověka, s jeho kontaktováním neotálejte. Školitelé často plánují školení mnoho týdnů dopředu a může se stát, že na vás jednoduše nebude mít čas.

 Školení

 

Výběr místa

Prostor pro akci by měl mít dostatečný počet míst a stolů. Pokud se jedná o školení pro více lidí, není od věci ani mikrofon a reproduktory, aby byl lektor dostatečně slyšet. Vybavení místnosti pro školení by mělo být jednoznačně ve shodě se školenou oblastí. Workshop jógy potřebuje něco jiného než workshop zaměřený na ovládání počítačů značky Macintosh.

Při výběru a poptávání vhodného místa je třeba zohlednit potřebnou technickou vybavenost. V případě, že pořádáte počítačový kurz, bude potřebovat počítačovou učebnu. Nezapomeňte si ověřit rychlost internetové konektivity v případě, že ji bude potřebovat. V případě, že si účastníci mají donést vlastní technická zařízení (notebooky, tablety apod.), je třeba specifikovat vhodné typy zařízení (s ohledem na obsah školení). Např. na iPadu nebudou fungovat programy určené pro operační systém Windows apod. 

Důležité je také promyslet, kolik salonků či učeben během akce budete potřebovat. V případech, kdy se účastníci budou dělit do skupin, je nezbytné jim zajistit v určené časy více místností.

Pokud budete během aktivit hluční či budete vyžadovat maximální klid (např. bez rušení personálu), je vhodné tyto požadavky sdělit pronajímateli prostor, aby s nimi počítal. Stejně tak např. v případě, kdy budete v rámci akce vyrážet mimo objekt a budete potřebovat zajistit jídlo formou zabalené svačiny apod.

V případě, že se jedná o vícedenní akci, místo je třeba zvolit s ohledem na dostupnost ubytování. Pomůže vám v tom např. tento katalog, kde můžete vyhledávání omezit na ubytovací zařízení.

Lektor

Většina aktivit tohoto typu stojí a padá na kvalitním lektorovi. Ten může být i hlavním důvodem zájmu o daný workshop či školení. Nezapomeňte v pozvánce uvést jeho zkušenosti, znalosti, odkaz na jeho profil v rámci Linkedin.com nebo jeho webové stránky. Při získání účastníků také může pomoci nabídka individuálních konzultací v rámci dané akce či zvýhodněná nabídka po skončení. 

Domluvte se s lektorem, zda-li bude potřebovat vypomoci, a nebo celou akci "odtáhne sám". S předstihem s ním proberte jeho technické požadavky.

Nastavte si správné smluvní podmínky s lektorem v případě, že by vám školení odřekl nebo onemocněl. Ty je pak vhodné přenést i do storno podmínek pro účastníky.

Školení

Doprovodný program

Při kalkulaci a organizaci akci nezapomeňte na zajištění občerstvení pro účastníky. Někteří provozovatelé často nabízejí zvýhodněné balíčky, kterých je možné využít, a občerstvení je pak zahrnuto v ceně pronájmu. 

Pro zatraktivnění akce je vhodné hlavní program školení doplnit i doprovodným programem, který může sblížit účastníky a poskytnout prostor pro jejich vzájemné diskuze a seznámení. Výběr místa je vhodné podřídit jeho možnostem v oblasti doprovodných aktivit. Často postačí večerní grilování nebo pouhé pozvání "na pivo".

Propagace workshopu nebo školení

K propagaci workshopu či školení používejte sociální sítě a specializované webové portály. V případě, že je školitel známý a má své webové stránky nebo profil na sociálních sítích, požádejte jej o sdílení události i jeho. S propagací často může pomoci i samotné místo konání, ať je to hotel, vzdělávací  nebo kongresové centrum.

Nemáte čas na zařizování podobných záležitostí? Není nic jednoduššího než si na to najmout některou z eventových agentur. Část z nich je v tomto seznamu.

Rezervace ubytování




Partneři

Czech Convention Bureau