Manuál „Jak zorganizovat akci“ - Zpětná vazba

Po skončení akce získejte v rozumném termínu zpětnou vazbu a zjistěte, jak byli vaši hosté spokojeni. Bylo jejich očekávání splněno? Byla akce přínosná po profesní stránce, organizace byla v pořádku? Bylo něco, s čím byli nespokojeni, jaké návrhy na zlepšení navrhují? Jaké mají tipy na příští akci? Zpětná vazba vám poskytne informace, co bylo správně a čemu se při organizování další akce raději vyhnout.

Zpětná vazba - ilustrační fotografie

Způsobů, jak můžete zpětně získat hodnocení je celá řada. Dotazník distribuovaný během nebo na konci akce či emailově zaslaný několik dní po akci. U nejvýznamnějších hostů se sluší, abyste jim po akci zavolali a osobně se dotázali, zda bylo vše v pořádku. Pokud je to vhodné pro vaši cílovku, zašlete lidem případný děkovný dopis s pár fotografiemi.

Pokud se rozhodnete pro dotazníkové šetření, mějte na paměti, že dotazník by měl být anonymní. 10 minut na vyplnění je strop. Pokládejte srozumitelné otázky k proběhlé akci či případným návrhům do budoucna. U konference, kongresů či odborných seminářů je vhodné pokládat dotazy na odbornost a doprovodný program, organizaci či porovnání s předchozím ročníkem.

Pro hlavní sponzory, partnery či novináře připravte krátkou zprávu jasně shrnující hlavní výstupy a přínosy akce. Stejně tak, jako jste dostali zpětnou vazbu vy, je dobré, abyste ji poskytli vašim dodavatelům, což může vést k navázání přátelských vztahů do budoucna a efektivnější spolupráci.

A nakonec nezapomeňte ověřit, zda jste skutečně dosáhli svých cílů, jestli jste zdroje využili efektivně a účinně. Pokud ne, zjistěte proč tomu tak bylo a jak by bylo příště možné tyto nedostatky odstranit. Pomůže vám to mimochodem k tomu, aby ta vaše příští akce byla zase o krok úspěšnější než ta předchozí.

Rezervace ubytování




Partneři

Czech Convention Bureau