Manuál „Jak zorganizovat akci“ - Místo

Akci lze uspořádat prakticky kdekoliv si vzpomenete. V restauraci, vinném sklípku, pivnici, kongresovém centru, na parkovišti před hotelem, v nákupním centru, v lese, parku, kostele, na náměstí, zámku, golfovém hřišti a tak bychom mohli pokračovat dál. Vyhledejte si zde vhodné zařízení dle vašich vlastních požadavků. Vyjděte ze znalosti cílové skupiny, předpokládaného počtu pozvaných lidí a zároveň přemýšlejte o tématu, které bude akci provázet. Místo musí tematicky podtrhnout program i sdělení akce.

Místo - ilustrační fotografie

Pokud si vyberete vhodné místo, ujistěte se, že v je daný termín dostupné a nekoná se zde již jiná akce a určitě ho navštivte. Zjistěte následující fakta. Při vstupu i uvnitř objektu si všímejte, jak na vás místo působí. Pokud vás neoslovilo a necítíte se v něm dobře, pak pravděpodobně bude mít podobný účinek i na ostatní. Najděte takové místo, kde vaše hosty osloví génius loci už u vstupu, které společně s korespondujícím programem a výzdobou na příchozí dýchne vaše sdělení. Místo a téma musí být v harmonii. Např. firma T-Mobile svým zákazníkům připravila akci se sdělením „Jsme na jedné lodi“. Při vstupu byl navozen dojem, že lidé jdou po lodním můstku, přičemž vnitřek sálu byl stylizován do podoby paluby a kajut. A sdělení bylo na světě.

Podívejte se na místo očima účastníků. Je pro ně toto místo dostupné a jakými dopravními prostředky dorazí? Bude zde dostatek parkovacích míst? Budou zde moci bez problému zaparkovat i všichni účinkující a co catering a ostatní dodavatelé? Budou mít prostor alespoň pro vyložení a naložení potřebného vybavení a zařízení? Jak bude situace vypadat, dorazí-li všichni naráz. Nedojde ke kolapsu? Pokud je místo nepřehledné, pamatujte na to, že vaše hosty k němu musíte dovést pomocí jednoznačného značení. Ztracený host vám dobré reference neposkytne.

Pokud se jedná o vícedenní akci, kde budou hosté ubytováni? Případnou rezervaci ubytování můžete učinit přímo zde. Nezapomeňte si také potřebnou kapacitu ubytování ověřit (pro požadovaný termín) a zarezervovat s dostatečným předstihem. Měsíci či dva před samotnou akcí již hotel může mít plno. Nezapomeňte s rezervačním oddělením také vyjednat případné storno podmínky pro případ, že se nenaplní očekávaná kapacita či dokonce dojde ke zrušení akce.

Ubytování - ilustrační fotografie

Jak daleko bude místo ubytování od místa akce? Jaké je dopravní spojení? Je sice fajn, že jste pro hosty zabookovali hotel, který je však vzdálený 20 km a autobus jede jednou za 2 hodiny. To není ideální situace. Ověřte si na www.dopravniinfo.cz, zda-li v době konání akce nebude před místem konání dopravní uzavírka či jiné dopravní omezení.

Zjistěte, zda je místo kapacitně dostačující. To nebývá jednoduchá záležitost, jelikož v této fázi ještě nevíte, kolik lidí skutečně dorazí. Kalkulujte tedy s možnými variantami, aby se nestalo, že se vaši hosté budou cítit nepříjemně namačkáni jako sardinky nebo se „ztratí“ v prostoru, pokud dorazí o polovinu méně lidí, než jste očekávali. Pocit prázdnoty obvykle nedokáže zachránit ani sebelepší program. Zjistěte, je-li místo klimatizované a bude-li zde dostatek čerstvého vzduchu i v přítomnosti 200 lidí. Hodláte-li akci uspořádat v zimě, bude zde přiměřené teplo v cenově přijatelné relaci? Například v takovém kostele topení ne vždy je dostupné a pokud je k dispozici, náklady na vytopení nebývají nízké.

Podívejte se, jak je prostor uspořádaný a značený. Neztrácíte se v něm? Pokud je místo nepřehledné, je nutné umístit jednoznačné a viditelné směrovky, které zabrání zmatkům. Nikdy nezapomeňte prověřit stav a polohu sociálního zařízení. Bude dostačující pro vaše hosty? Především u větších akcí zjistěte, jestli budou toalety během akce udržované, zda bude doplňován toaletní papír a papírové utěrky. Pokud budete akci pořádat venku, zjistěte, kde jsou toalety a pokud nejsou, zařiďte mobilní toalety a možnost, kde si lidé budou moci umýt ruce. Též je potřeba zajistit dostatek odpadkových košů nejen na toaletách.

Catering - ilustrační fotografie

Pokud je pro vaši akci zásadní připojení k internetu a možnost využívat počítače, nezapomeňte zjistit, jestli je dostupná WiFi a ověřit, že bude stále funkční a dostatečně rychlá i v případě, že se připojí 100 lidí zaráz. Na termínu a WiFi často vyselektujete řadu míst, která se původně zdála být vhodná. Obdobně zjistěte, zda-li je v místě dostatek přístupných zásuvek. Pokud plánujete během programu prezentace, budou viditelné i ve dne? V souvislosti s tím je potřeba zjistit, jakým technickým zázemím místo disponuje a bude-li to vyhovovat vám, účinkujícím i doprovodnému štábu v podobě zvukařů, osvětlovačů a cateringu. U cateringu je nutné zjistit, zda daný objekt podmíní pronájem prostor využitím i jeho cateringu, případně svého smluvního partnera, nebo je možné si zajistit vlastní. Ne vždy je tato možnost dostupná. Stejně tak zjistěte, zda-li je v objektu zvukař, osvětlovač a další osoby, které rozumí dané technice.

Budou vaši hosté během akce sedět? Pokud ano, posaďte se na chvíli a vyzkoušejte, jak jsou židle pohodlné. Pokud sami už po 10 minutách nevíte, jakou polohu byste zvolili, vaši hosté z dvouhodinové přednášky nebudou nadšení a díky neustálému poposedávání pro ně bude obtížnější soustředit se a udržet pozornost. Nezapomeňte však ani na účinkující. I ti musí mít dostatečné zázemí a „pohodlí“ v zákulisí včetně vlastního sociálního zařízení.

Při volbě venkovního prostoru mějte vždy v záloze mokrou variantu, tedy kde a jak se bude akce odehrávat v případě špatného počasí. Sebelepší program akci nezachrání, pokud hosté promoknou a promrznou na kost. Stejně tak je potřeba mít na paměti, že během letních akcí se hosté musí mít možnost schovat před sluncem a osvěžit se. Nezbytnost dostatku tekutin je samozřejmě také na místě.

Mokrá varianta - ilustrační fotografie

Pokud vám místo po všech stránkách vyhovuje, oťuknete si také správce, který vám bude k dispozici a poradí, pokud budete něco potřebovat. Je-li nekomunikativní a neochotný k jakékoliv spolupráci, pak to není dobrý signál. Představa, že zítra ráno potřebujete klíče od objektu a správce stále netuší, zda ještě nebude probíhat úklid předchozí akce, je doslova infarktová. Musí to být váš parťák pro spolupráci. Musí vědět, kde jsou únikové východy, jističe v případě výpadku proudu, jak připojit záložní zdroj energie nebo jak se dostat do zamčené místnosti, od které se ztratily klíče. Mimochodem toto je velmi častý jev J V rámci místa je také potřeba zajistit všechna potřebná povolení např. ke vstupu, konání akce apod., zvláště pak v případech, kde se jedná o akci veřejnou.

Rezervace ubytování




Partneři

Czech Convention Bureau