Manuál „Jak zorganizovat akci“ - Večírek

K organizaci večírku nepatří jen sezvaní přátel a nákup alkoholu, tak jak si to mnozí z nás pamatují z mládí. Zorganizovat dobrý večírek (vánoční, výroční, firemní atd.) je mnohem složitější. Víte, jak na to?

Datum a rozpočet

Nejprve zvolte datum. Neurčujte ho ale jen tak namátkou. Zeptejte se potenciálních hostů, zda budou mít v daném termínu čas. Nestane se vám pak, že s velkou slávou oznámíte večírek, na který půlka pozvaných nebude moci přijít.

Dále věnujte nějaký čas určení dostupného rozpočtu. Zjištěná cifra má na podobu celé akce zásadní vliv. Pokud je omezená, určete si priority. Nezapomeňte ani na rezervu, téměř vždy se něco pokazí a pak se hodí každá koruna navíc.

Zorganizovat nebo si nechat zorganizovat večírek?

Na rozpočtu závisí i způsob, jakým budete večírek organizovat:

  1. Nejlevněji obvykle vyjdou večírky organizované svépomocí. Tato volba je vhodná pro menší firmy nebo firmy s dostatkem volného personálu a času. Svépomocí můžete ušetřit peníze, ale rozhodně ne čas. Organizování dodavatelů, rezervování prostorů, zajišťování cateringu a vymýšlení programu jednoduše trvá.
  2. Druhou možností je nákup balíčku eventové agentury. Tyto balíčky ušetří čas i peníze. Agentura vám spolu s termíny nabídne také určité doprovodné akce. 
  3. Poslední možností je nechat si uspořádat večírek na míru od eventové agentury. To patří k nejdražším řešením, ale uspokojí i ty nejnáročnější. Některé z eventových agentur můžete nalézt zde.

Večírek na molu?

Prostory pro pořádání akce

Prostory pro pořádání večírku si zamluvte co nejdřív. Některé firmy si pro vánoční večírky zajišťují prostory již na začátku roku. Při výběru prostor mějte ohledy k lidem, které zvete z hlediska dostupnosti. Pro vzdálené návštěvníky volte prostor s ohledem na případnou možnost ubytování.

Zajímejte se též o další služby, které může prostor poskytnout. Mnoho hotelů a restaurací má vlastní pódium, parket, nábytek, personál k půjčení, vánoční ozdoby, audio a video techniku a mnoho dalšího. I díky tomu se bude vhodnost prostoru zvyšovat, neboť to vše ušetří peníze i čas a zajistí zábavu navíc.

Nezapomeňte se poptat na minimální a maximální možnou kapacitu hostů. I to naznačí, zda je prostor tím pravým pro vás. Myslete také na úklid po skončení večírku. Doporučujeme domluvit se s místním personálem nebo si pronajmout úklidovou společnost. Úklid vlastními silami hned po konci večírku leckdy pokazí příjemnou náladu z večera.

Jestliže však nevíte, kde dostupná místa najít, zkuste si prohlédnout seznam prostorů zde nebo seznam unikátnějších prostorů zde. V nabídce je vše od večírku na hradě až po akci u motokárové dráhy. Pokud chcete zaměstnancům sdělit, že jste na stejné lodi, vezměte je do této stylové restaurace v Heřmanově Městci. Motivujte zaměstnance pro další rok a komunikujte jim sdělení, že příští rok to bude jízda, a pronajměte si historický vlak. Nebo je pozvěte do středověké krčmy v Letohradě či sklípku v Pardubicích. Fantazii se meze nekladou.

Firemní večírek

Zábava především

Dělejte tematické večírky. Jsou zábavnější a již od počátku lépe stmelují kolektiv. Nejběžnějšími tématy jsou hippies, retro, disko, cirkus, Asie, filmy, divoký západ a podobné.

Hudba je dalším středobodem večírku. Je vždy v pozadí a utváří atmosféru. Obvykle stačí výkonný přehrávač, ale pro velké večírky se vyplatí investovat i do kapely nebo dýdžeje. S kapelou a dýdžejem projděte playlist a seznamte je se svou představou o atmosféře. Na žádném večírku by neměl samozřejmě chybět parket. Tančení k takovým akcím patří.

Krom pití a jídla zařiďte i další společenské aktivity. Povede to k dalšímu družení a lepší náladě. Nejčastěji se na večírcích objevuje vystoupení komika, kouzelníka, kapely nebo cirkusové představení. Kolegové mezi sebou mohou hrát stolní fotbálek, air hockey, xbox pohybové hry nebo virtuální realitu. Hosty ale zabavíte i ochutnávkou vín, jídelních specialit a dalším.

Zejména na firemním večírku by neměl chybět projev, který shrne fungování firmy, poděkuje zaměstnancům nebo naplní další cíle, který večírek a jeho pořádající má.

Přípitek na večírku

Nezapomeňte na catering

Klíčovým prvkem večírku je catering. Bez něj se žádná podobná akce neobejde. Jídlo může také navozovat určité téma nebo pouze reagovat na slavenou událost. Vánocům cukroví sluší, i když jsou všichni v kovbojském. Občerstvení se obvykle podává ze švédských stolů, ale ani tradiční večeře s menu není k zahození. V případě druhé volby však nezapomínejte na něco malého k zakousnutí. Dobře také působí hostesky, které nosí jídlo na stoly a mezi hosty. Vybrané jídlo konzultujte s kuchařem. Bude to lepší, než kdybyste mu zadali něco, co nikdy nevařil. Pokud budou mezi hosty vegetariáni, nezapomeňte ani na ně. Jestliže nemáte na zařizování cateringu čas, obraťte se na nějakou z cateringových firem.

Hned od počátku si zvolte, jestli umožníte hostům neomezenou konzumaci pití nebo ne. Často se zpoplatňuje všechen alkoholu nebo pouze panáky. Nabízí se také možnost darovat každému hostu několik nápojových poukázek nebo mu otevřít účet na určitou částku.

Rezervace ubytování




Partneři

Czech Convention Bureau