Manuál „Jak zorganizovat akci“ - Uspořádání stolů

Rozhodnutí o správném uspořádání stolů a židlí, případně zasedacího pořádku, je jedním z důležitých faktorů úspěšnosti akce. 

Každá akce je specifická a rozmístění stolů často podléhá cíli akce. Volíme ji podle toho, zda-li každý účastník má mít dobrý a pohodlný výhled na pódium či prezentační plátno či zda je třeba zajistit dobrou interakci mezi účastníky. Při rozhodování také hraje roli fakt, zda-li účastníci budou potřeba stoly, ať už k pracovním aktivitám či občerstvení. 

Zahradní restaurace

Typy uspořádání

Divadelní uspořádáníDivadlo - Nejsou k dispozici stoly, židle jsou uspořádány do řad. Mnohé objekty, jako jsou divadla či kina, mají toto uspořádání pevné bez možnosti úpravy. V některých případech je vhodné mezi židlemi vytvořit svislé uličky případně uspořádání udělat lomené s cílem natočit je směrem k pódiu či plátnu. Toto uspořádání se nedoporučuje pro akce delší jak 2 hodiny, neboť pro účastníky není pohodlné.

Rautové uspořádání

Raut - K dispozici taktéž nejsou stoly a hosté se volně pohybují ve vymezeném prostoru.

 

Banketové uspořádáníBanket - Jedná se o obdobu rautového uspořádání, které je doplněno stolky na vyšších nohách, které účastníci mohou využít k pohodlnějšímu jedení či jako oporu při delším stání. 

 

Školní uspořádání

Škola - Uspořádání je vhodné pro kongresy či konference, kde je třeba účastníkům zajistit pracovní stůl pro občerstvení, zapisování poznámek či umístění notebooků účastníků. Označení pochází z tradičního uspořádání stolů ve školách.

 

Konferenční uspořádání

Konference - Uspořádání s předsednickým stolem vepředu. Dlouhé stoly umístěné kolmo na předsednický mají židle z obou stran, čímž se dosáhne vyšší kapacity oproti školnímu uspořádání.

 

Plesové uspořádání

Ples - Stoly k sezení jsou umístěny podél tanečního parketu či v určených prostorách předsálí apod. 

 

Workshopové uspořádání

Workshop - Uspořádání vhodné pro situace, kdy je třeba zajistit pracovní aktivity menších skupin u jednotlivých stolů.

 

Uspořádání na módní přehlídku

Módní přehlídka - Specifické uspořádání pro módní přehlídky, kdy z pódia vychází kolmo předváděcí molo tak, aby zajistilo dobrou viditelnost pro účastníky, kteří jsou rozmístění kolem něho. 

Uspořádání pro jednání

Níže uvedená uspořádání jsou vhodná zejména pro menší skupiny jednajících osob (v řádu jednotek až desítek):

Uspořádání "zasedání" Zasedání

Uspořádání "U tvar jednostranný" Tvar "U" jednostranný

Uspořádání "U tvar dvoustranný" Tvar "U" dvoustranný

Uspořádání "T" Tvar "T"

Uspořádání "Ženeva" Tvar "Ženeva"

Je možné se setkat i s dalšími typy uspořádání, jako jsou např. oválné či kulaté tvary (obdoba "Ženevy") či kabaret kde se sedí do půlkruhu, aby se hosté nemuseli otáčet zády od svého stolu.

Zásady při volbě uspořádání

Pro hosty je vždy zásadní velikost prostoru pro každého účastníka, aby byl zajištěn jeho osobní prostor a cítil se na akci příjemně. Z toho vyplývá i vzdálenost mezi jednotlivými židlemi. 

Lze se držet určitého pravidla, že při stání je třeba počítat minimálně 0,5 m2 na osobu, 0,7 m2 při sezení u stolů, 1 m2 pro banket a 0,8 m2 pro divadelní uspořádání. Hodnoty je třeba brát jako opravdu minimální. Přehuštěnost prostoru může být vážným problémem pro úspěch akce.

Dav lidí

Zasedací pořádek

Zasedací pořádek záleží na parametrech pořádané akce, na její úrovni, hostech a očekáváních pořadatele. Na většině uvolněnějších společenských akcí není třeba řešit zasedací pořádek, umisťovat jmenovky na stůl apod. Řada lidí na akcích preferuje při hovoru stát a tak často  stačí, pokud je k sezení třeba jen polovina židlí oproti počtu očekávaných hostů.

Určený zasedací pořádek je vhodné použít v situacích, kdy chcete zamíchat hosty, ať už cíleně nebo bez cíle. Důležité hosty si můžete umístit do míst, které můžete mít snadno pod kontrolou. Případné řečníky je vhodné umisťovat do blízkosti pódia či mikrofonu. Určené rozmístění hostů ale samozřejmě zná více práce s výrobou jmenovek, zajištěním hostesek pro usazení hostů apod. A pokud si chcete obzvlášť vyhrát s jmenovkami, můžete jméno doplnit fotografií či perokresbou. Jistě se pak stane zajímavých upomínkovým předmětem pro účastníky.

Jak plánovat

Pro soukromé akce je na internetu k dispozici řada plánovacích softwarů zdarma ke stažení, pro firemní akce se raději spolehněte na odborníky.

Rezervace ubytování




Partneři

Czech Convention Bureau