Manuál „Jak zorganizovat akci“ - Technika

Technika tvoří opět stěžejní součást akce a špatná příprava může způsobit totální fiasko. Jak už bylo řečeno, akce je multisenzitivní zážitek. Člověk je schopen si zapamatovat okolo 20 % toho, co vidí, 20-30 % toho, co slyší a 40-50 % toho, co slyší i vidí najedou. S vhodnou technikou můžete působit na smysly hostů zároveň a prohloubit tak jejich emoce. Laserová show, infoboxy na výstavách, rozšířená realita v telefonech. Fantazii se meze nekladou. V tomto případě je to obvykle rozpočet, který nás v to může omezit.

Musíte si stanovit, co vše potřebujete a pro kolik zhruba osob. Ověřte, zda mají tuto techniku k dispozici v místě [odkaz] konání akce nebo ji budete muset sehnat externě. Existuje nepřeberné množství možností, jak akci odlišit od konkurence např. na veletrhu můžete nainstalovat fotobox, ve kterém se účastníci vyfotí a fotografii obdrží jako dárek při odchodu. Se správně použitou technikou dokážete vykouzlit divy a navodit nejrůznější pocity.

Pokud pořádáte akci pro více lidí, bez ozvučení se prostě neobejdete. Máte v programu skvělého speakera, kvůli kterému lidé přišli, ale slyší ho sotva v první řadě? To bude nejspíš propadák. Vždy mějte správně nadimenzovanou zvukovou aparaturu pro daný počet lidí. A co když zvuk přeci jen vypadne? Můžete buď stát a přihlouple se usmívat nebo zůstat sví jako nejmenovaný pořadatel: „Ko..ti, dostali za to 10 000 a stejně to nefunguje“. Na skutečný průchod emocí lidé reagovali kladně J Nicméně pokaždé musíte odhadnout, co zrovna vaše cílovka snese.

Ozvučení - ilustrační fotografie

Malou interní akci můžete nazvučit sami. Obvykle je však lepší, když vsadíte na jistotu a objednáte si profíka, který zajistí vše potřebné od mikrofonů, přes mixážní pult až po reproduktory a všechny další náležitosti. Pískající aparatura ani nefunkční mikrofony ještě nikoho neohromily. V objednávce uveďte, o jaký druh akce se jedná, pro kolik zhruba lidí, v jakém místě. Specifikujte, jaká bude rozloha a zda budou ozvučeny i přilehlé prostory, jaký bude program. Budou vystupovat řečníci, každý zvlášť nebo zároveň? Zpěváci budou zpívat na živo nebo na playback, kdo bude zajišťovat hudební doprovod? Vhodné je mít k dispozici nákres, jaké bude celkové uspořádání místa. Nechte si udělat cenovou kalkulaci a zvažte, zda je pro vás tato technika cenově dostupná.

Budete-li na akci využívat jakoukoliv hudbu, nezapomeňte na souhlas a poplatky Ochrannému svazu autorskému www.osa.cz. Ten s vámi uzavře smlouvu a určí výši poplatku. Při využití reprodukované hudby kontaktujte Intergram www.intergram.cz, který vám udělí licenci a vystaví fakturu.

Dále s největší pravděpodobností budete potřebovat kvalitní osvětlení. To dokáže též udělat zázraky. Taková hvězdná obloha s jasně svítící hvězdou v uzavřeném sále s poryvem čerstvému vzduchu může vyvolat dojem, že právě  vaši hosté jsou onou hvězdou večera. U osvětlení platí obdobné věci jako u ozvučení. Při náročnějších požadavcích na osvětlení zjistěte, zda je v místě konání dostatečná elektrická síť a jaké náklady budou s odběrem potřebné elektrické energie spojeny. Opět raději využijte služeb profesionálních osvětlovačů. Ti budou potřebovat znát uspořádání prostoru, kde bude pódium, ve které části budou účinkující, kde bude sedět orchestr, jaký je přesný scénář, kdy je potřeba světla zeslabit, kdy naopak přidat. Poskytněte jim proto detailní scénář. Mnohé firmy poskytují komplexní služby v oblasti techniky, tedy jedna firma vám zajistí ozvučení i osvětlení.

Osvětlení - ilustrační fotografie

Místo nemusí být osvětleno pouze uvnitř, ale též venku. Užitečné bývá, pokud oddělíte světla a zvukovou aparaturu v rámci elektrických okruhů. Zejména u venkovních akcí potom dbejte na bezpečnost. Přijde-li silný vítr, vydrží to světla a neohrozí to vaše hosty?

Pokud máte v programu např. zařazeny prezentace, budete potřebovat počítače, projektory, příslušné kabely. Vyzkoušejte, zda budou prezentace viditelné i za bílého dne. Sebelíp připravená prezentace, která není vidět, buď musí být naprosto strhující a lidé vizuální podobu oželí, nebo budou naopak pěkně naštvaní a prezentující zažije perné chvilky.

Z další techniky nezapomeňte na podium především na jeho vhodné umístění v prostoru a samotné rozmístění účinkujících a techniky tak, aby nezakopávali o skrumáž kabelů.

Rezervace ubytování




Partneři

Czech Convention Bureau