Manuál „Jak zorganizovat akci“ - Rozpočet

„Bez peněz, do hospody nelez.“ To jsou slova českého klasika. Bez nich skvělou akci uspořádáte jen stěží. Rozpočet opět kopíruje cíle, kterých má být akcí dosaženo. V rámci rozpočtu je třeba určit celkové výdaje nejen na samotnou realizaci, ale i na fázi přípravy tedy platy zaměstnanců, kteří se na akci podílejí stejně jako výdaje související s aktivitami po skončení akce jako je např. úklid prostor, zjištění zpětné vazby od účastníků či vyhodnocení úspěchu akce.

Rozpočet - ilustrační fotografie

Plánování rozpočtu lze rozdělit do 3 fází. V předběžném rozpočtu musíte alespoň zhruba resp. řádově odhadnout, kolik financí bude akce vyžadovat.

Pokud již víte, kolik hostů chcete pozvat, kde se akce bude konat, jaké budou zhruba výdaje na techniku, catering, umělce a další personální zajištění, sestavte podrobnější rozpočet.

V momentě, kdy již máte potvrzen počet účastníků, nadešel čas sestavit co možná nejpřesnější rozpočet. Právě počet lidí tvoří nejvariabilnější položku výdajů. Pokud je cílem vaší akce zisk, je třeba co nejpřesněji spočítat výdaje na jednoho účastníka a od nich poté určit cenu vstupného. I tak se může stát, že skončíte v červených číslech, protože místo 200 registrovaných nakonec dorazí pouze 120 lidí. Vždy je proto nutné počítat s určitou rezervou.

Ať už je cena vstupného jakákoliv, vždy však musí být akceptovatelná vaší cílovou skupinou. Kromě vlastních prostředků a příjmů ze vstupného mohou akci podpořit různí sponzoři. Nemusí se nutně jednat o finanční dar. Financování je možné podpořit např. vyjednáním výhodnější ceny ubytování pro hosty v hotelu, kde se akce koná nebo vám město pronajme prostory školící sálu za zvýhodněnou cenu. Na oplátku sponzory resp. jejich loga pak můžete uvést na pozvánce, webových stránkách nebo jim poskytnete prostor pro propagaci během samotné akce (např. bannery, roll-upy apod.)

Rezervace ubytování




Partneři

Czech Convention Bureau