Manuál „Jak zorganizovat akci“ - Realizace

Osudný okamžik se blíží a vaši hosté se co nevidět začnou scházet. Je potřeba, abyste před samotným začátkem provedli kontrolu veškeré techniky, zda skutečně funguje tak, jak má. Zkontrolujte dekoraci, výzdobu, catering, loga, zda máte všechny potřebné věci od zadavatele … prostě vše, dokud je ještě čas. Vytvořte si k tomu dopředu v klidu seznam a ten postupně odškrtávejte. Tím nezapomenete na nic důležitého.

Hosté se začínají scházet. Akce začíná. Sledujte po celou dobu, zda vše běží podle předem připraveného scénáře. Pokud ne, zjistěte proč a uskutečněte vhodná opatření.

Realizace - ilustrační fotografie

Během akce můžete na sociálních sítích psát zprávy a informovat, jak se vše vyvíjí, co je nového, sdílet fotografie a videa.

Určitě také je vhodné, aby pověřená osoba sledovala reakce účastníků, jaký je jejich zájem či nezájem, jak dlouho setrvají na akci, jestli se baví nebo nudí, jaká je míra pozornosti a zaujetí. To vše je pro vás cenná zpětná vazba (proklik). Pokud lidé odcházejí ještě před samotným vyvrcholením, pak něco není v pořádku. Ke konci akce bývá vhodné též získat osobní zpětnou vazbu přímo od hostů, jak byli s akcí spokojeni. Případně to je možné zjistit až po skončení akce. Záleží na konkrétní situaci, co je vhodnější.

Vše proběhlo hladce a akce končí. Nezapomeňte všem zúčastněním poděkovat. Udělejte za příjemnou akcí definitivní tečku v podobě dárku, který bude komunikovat sdělení, pobaví hosty a zároveň pro ně bude mít užitnou hodnotu, takže ho při první příležitosti nevyhodí do koše. Červená růže pro dámy a lahvinka červeného pro pány? Stará dobrá klasika sice asi nikoho neurazí, ale také nenadchne. Vymyslete originální dárek, který vaši hosté ocení. Něco, co si budou chtít ponechat a co jim proběhlou akci připomene. Pokud  vaším cílem byla podpora regionální spolupráce, darujte lidem typický produkt z  vašeho regionu vystihující proběhlou akci.

Poděkování - zpětná vazba

Rezervace ubytování




Partneři

Czech Convention Bureau