Manuál „Jak zorganizovat akci“ - Program

Program je další stěžejní součástí akce. Už znáte cíle, cílovou skupinu a její potřeby a požadavky, místo konání akce a přibližný rozpočet. Na základě těchto informací musíte vytvořit téma a takový program, který naplní očekávání příchozích a ještě vystihne vaše sdělení, které si lidé odnesou s sebou. Ideální stav :) Jak ale na to?

Pamatujte, že akce je podobná divadelnímu představení. Musí mít kvalitní scénář, dobrého režiséra, přesvědčivé herce a zvědavé diváky, kterým naservírujete zážitek na stříbrném podnosu. Vše musí být přesvědčivé, autentické. V opačném případě účastníci mohou vycítit nedokonalost a onu požadovanou emoci jednoduše nedocílíte. Představení samotné pak musí obsahovat úvod, prolog, vyvrcholení a závěr. Pokud otevřete raut během hlavního proslovu, vězte, že většina lidí dá přednost plnému žaludku a váš řečník bude mluvit naprázdno. Máte přichystáno překvapení? Pak ho neodkrývejte hned po uvítacím proslovu, ale nechte zvědavost zúčastněných vygradovat. Vše musí být správně načasováno, mít spád a přijít v ten nejlepší okamžik.

Divadlo - ilustrační fotografie

Vytvořte takový příběh, který lidé nečekají. Dosáhněte Wow efektu a momentu překvapení. Vyražte jim dech. Nemusí se vždy jednat o vystoupení za horentní sumy. Přemýšlejte! Chce to jenom nápad. Rád byste jako šéf svým zaměstnancům upřímně poděkoval za jejich práci a sdělil jim „Jeden za všechny a všichni za jednoho“? Připravte pro ně „běžný“ oběd či večeři, kterou však budete sám servírovat a obsluhovat je po celou dobu. Vytvořte něco, co hosté nebudou očekávat, co si vynutí jejich pozornost a zároveň podpoří  váš cíl. Jeden příklad za všechny. Jisté firmě prodávající vodovodní baterie při prezentaci nového produktu ze stropu kape voda. Hosté jsou na tuto nepříjemnost upozorněni a po chvíli si na ni zvyknou. V momentě, kdy začala upadat jejich pozornost, do místnosti vstupuje sousedka omlouvající se za problém, který způsobila porucha na vodovodní baterii během týdenní dovolené. Účastníkům jasně začíná svítat, odkud vítr vane. Avšak jejich reakce jsou pozitivní, jelikož „divadlo“ bylo sehráno naprosto přesvědčivě a nikdo z přítomných nepochyboval o autentičnosti situace.

Co se týká tematického pojetí, fantazii se opravdu meze nekladou. Téma má propojit celou akci v jeden celek a dát jí vyšší smysl. Obvykle však platí, že všechno tu už někdy bylo – ledová show, karibská párty, noc ve stylu Jamese Bonda, večer španělských rytmů… toho  vaši pozvaní zažili bezpočet. To však neznamená, že se nezbytně nutně musíte pouštět do vymýšlení něčeho zcela nového a riskovat, že tenký led, po kterém se pohybujte, se s vámi prolomí. Někdy stačí využít osvědčené téma a dát mu pouze nový kabát. Nicméně pravá česká zabíjačka v italské restauraci bude pravděpodobně krok stranou za předpokladu, že vaším cílem není podpořit česko-italské partnerství.

Pokud již víte, jaké bude téma, vytvořte program v podobě detailního harmonogramu (scénáře), který objasní co, kdo, kdy, kde a to nejen ve fázi realizace, ale též přípravy i po skončení akce. Každý musí vědět, jaká je jeho úloha, kdy má přesně přijít na scénu a to nejen vystupující umělci, ale dodavatelé, hostesky, catering. Jednoduše všichni, kdo jsou na akci zainteresováni. Musíte načasovat, kdy bude přijíždět produkční, technika, catering ad. tak, aby každý měl dostatek prostoru i času na přípravu. Vyvarujete se tak zmatku a chaosu. Stejně tak musí být jasně stanoven scénář pro vystupující.

Ohňostroj - ilustrační fotografie

Akce je multisenzitivní zážitek. Vtáhněte hosty do akce. Přetransformujte jejich zážitek z roviny viděl jsem do roviny zažil jsem. Vytvořte emotivní prožitek, který budou zúčastnění vnímat všemi smysly. Zrakové vjemy podpořte zvukovými v podobě vhodného hudebního doprovodu. Servírujte jídlo, které bude téma doplňovat. Masové kuličky při vegetariánském večeru budou vypadat minimálně jako faux-pas nebo provokace. Nezapomeňte ani na čichové vjemy. Zakouřený sál bude pro nekuřáky noční můra. Připravte optimální mix všech vjemů a vaši hosté na tuhle „show“ jen tak rychle nezapomenou. Při novoročním ohňostroji v Londýně pořadatelé využili hudebního podkresu, v různé okamžiky pouštěli odlišné vůně jahod, višní nebo banánu a ještě k tomu z nebes sypaly jedlé konfety s danou příchutí. I tak se dá oživit „tradiční“ akce.

Během celého programu se sami sebe ptejte, zda by vás to bavilo a jestli byste už radši nešli domů. Vciťte se do role účastníka. Jen tak můžete naplánovat vhodný program akce. Vlastní preference však ponechte stranou, myslete na vaši cílovou skupinu. V průběhu celého programu (před, během i po akci) je také třeba kontrolovat, jestli se situace vždy vyvíjí podle plánu, a pokud ne, zjistit proč a učinit k tomu příslušné kroky.

A jedna rada na závěr programu. Vždy očekávejte neočekávané a mějte po ruce záložní plán B. Pokud hosté usedají k večeři a vichřice způsobí hodinový výpadek proudu, jak situaci vyřešíte? Můžete buď čekat, až se výpadek vyřeší sám nebo můžete mít přichystané svíčky, které do 5 minut začnete distribuovat na stoly, čímž akci dáte nový rozměr. Případně připojíte záložní zdroj energie. To však jen těžko vymyslíte a zrealizujete pro hosty v přípustném času, pokud na podobnou situaci nebudete připraveni předem.

Mokrá varianta - ilustrační fotografie

Rezervace ubytování




Partneři

Czech Convention Bureau