Manuál „Jak zorganizovat akci“ - Ples

Chcete pořádat maturitní, myslivecký nebo hasičský ples? Přípravu nepodceňte a začněte s ní minimálně rok před samotnou událostí. Víte, na co všechno byste si měli dát pozor?

Organizace a financování plesu

Předpokládáme, že do zorganizování plesu jste se pustili jako skupina osob (třída, sdružení apod.). Pro začátek si mezi sebou zvolte několik zástupců, kteří budou mít hlavní slovo a budou rozdělovat další úkoly. Vyplatí se požádat i někoho dalšího (např. třídního učitele), popřípadě někoho, kdo již měl s organizací plesu zkušenosti. Jeho rady vám ušetří čas i peníze. K domluvě o detailech využívejte hlasování. Předejdete sporům a pozdějším dohadům. Nezapomeňte ani vše právně ošetřit. Sepište smlouvu o kolektivní odpovědnosti. Nebylo by spravedlivé, aby za vše ručil jen jeden nebo dva lidé. Jestliže plánujete tombolu, myslete na to, že je třeba mít vše právně a administrativně v pořádku. Prostudujte si loterijní zákon, sežeňte si potvrzení právnické osoby a povolení od příslušných úřadů.

Peníze jsou alfou a omegou každé podobné akce, tedy i plesu. Jak je získat? Jsou tři obvyklé cesty. Prvním je sbírka. Začněte spořit s předstihem. Třídní kolektivy mohou začít třeba již od prvního ročníku, malé pravidelné sumy naspoří značné peníze. Pro tyto vklady si založte vlastní spořící účet. Zadruhé si sežeňte sponzory. Oslovte spolupracující firmy, firmy členů či studentů i firmy fungující v okolí. Sponzorské dary mohou ukrojit velkou část nákladů, zajistit ceny do tomboly a další. Nabízejte za ně reklamu na plese, pozvánkách nebo plakátech. Posledním zdrojem financí je prodej vstupenek a tomboly.

Ples

zdroj: Wikimedia

Výběr místa a tématu plesu

Mít zajištěný dobrý prostor je pro úspěch plesu zásadní. V mnohých městech je na ty nejlepší tlačenice. Neváhejte a prostory zamlouvejte rok a více dopředu. Jistě neprohloupíte. Primární pro výběr sálu by měla být jeho kapacita, cena i další přidružené služby (vlastní osvětlení, projekce, zvuk atd.). Informujte se o podmínkách pronájmu a prohlédněte si šatny i další prostory, které by vám byly k dispozici. Zeptejte se, jestli je možné si donést vlastní jídlo a pití. Nakonec zjistěte, kolik budete mít času na přípravu a úklid sálu. I to je důležité. Při výběru míst nehledejte pouze kulturní domy, vhodným řešení jsou často i kongresové sály a podobné. Obvykle mají vše potřebné a velkou kapacitu. V Pardubickém kraji můžete např. vybírat v tomto katalogu sálů

Volbou tématu plesu (pokud není téma dané – myslivecký, hasičský atd.) můžete celé akci vtisknout unikátní ráz. Výběrů máte mnoho, můžete se nechat inspirovat filmy, obdobím nebo stylem. Téma by pak mělo být znát ze všech plesových propriet. Znázorněte ho na plakátech, pozvánkách, výzdobě sálu, maturitních skleničkách, videu nebo i v půlnočním překvapení.

Kapela a moderátor

Kapela a moderátor jsou středobodem večírků a plesů obecně. Dobré kapely mají rezervované termíny často i rok dopředu. Její shánění se proto nevyplatí podcenit. Poohlížejte se po ní hned, jakmile budete znát termín plesu. Je vhodné si vybrat takovou kapelu, která má široký repertoár a uspokojí jak maturanty, tak rodiče i prarodiče. Zábavu je možné zpestřit prostřednictvím DJ, který může nahradit kapelu např. po půlnoci.

U kapely si dopředu zjistěte, co od vás budou potřebovat. Zpravidla mají svou aparaturu a vše, co k tomu potřebují, ale nemusí to být pravidlem. Zeptejte se i na seznam skladeb, které hrají. Ten musíte dodat na Ochranný svaz autorský (OSA). Takový konkrétní seznam skladeb má každá kapela i DJ. K nim přidejte i seznam skladeb, které si necháte zahrát na přání. Autorské odměny se odvíjí od počtu osob na plese a ceně vstupenek.

Dobrý moderátor je jako silný veslař - loď jede, i když voda stojí. Může to být nějaká známá osobnost nebo moderátor z rádia, u maturitních plesů to může být nějaký výřečný a kreativní student. V případě maturitního plesu si připravte pro něj seznam jmen studentů v pořadí, ve kterém za sebou půjdou pro maturitní šerpu a skleničku, a jejich krátké popisy. Projděte to s ním a seznamte ho také s celým programem plesu. Bude se tak lépe orientovat a bude moct reagovat i na „hluchá“ místa, která mohou nastat.

Kapela na plese

Fotograf a kameraman

Zejména maturitní ples je událost, která se koná jednou za život, mějte to na paměti, když budete volit fotografa a kameramana. Při jejich výběru si prohlédněte jejich portfolio a dejte na doporučení. Oba dva samozřejmě seznamte s programem, aby jim neutekl žádný podstatný moment plesu.

Program plesu

Připravte si přesný časový harmonogram plesu, vytiskněte ho a dejte hostům na stůl. Vhodné je také připravit několik větších verzí na bar nebo na dveře. Všichni tak budou připraveni na podstatné události a nikomu nic neunikne.

Program maturitního plesu

V úvodu plesu bývá předtančení. Po něm následuje slavnostní nástup, hlavní bod maturitního plesu. V jeho závěsu jde nově i puštění maturitního video. Většinou se jedná o nápadité představení třídy. Jakmile skončí, na řadě je proslov maturantů. Příliš ho neprodlužujte, řekněte něco o studiu, poděkujte rodičům, učitelům i sobě navzájem. Nezapomeňte v něm i na humor. Následuje tanec s rodiči a po něm už může být půlnoční překvapení a volná zábava. U půlnočního překvapení se nápaditosti meze nekladou.

Propagace plesu

Protože část finančních prostředků získáte z prodeje lístků, nezapomeňte ples propagovat. Obraťte se například na místní deník, vedení školy nebo vašeho město. Ti všichni mohou zveřejnit vaší pozvánku.

Pokud byste však chtěli všechny starosti přenechat profesionálům, můžete zkusit některou z firem z tohoto seznamu.

Rezervace ubytování




Partneři

Czech Convention Bureau