Manuál „Jak zorganizovat akci“ - Personální zajištění

Máte-li stanoven cíl a sdělení, které chcete komunikovat, cílovou skupinu, kterou pozvete a přibližný rozpočet, je třeba se zamyslet, kdo všechno se bude na akci podílet. Definujte všechny profese, které budete nezbytně nutně potřebovat. Zvládnete je zastoupit všechny svépomocí nebo se raději svěříte do rukou zkušených profesionálů? Pokud chcete vytvořit kompletní akci na klíč, pak svou objednávku zadejte zde v poptávkovém formuláři. Jestliže nepotřebujte přípravu kompletní akce, ale potřebovali byste vhodného dodavatele, vyhledejte ho zde. Obvykle se doporučuje uspořádat výběrové řízení, do kterého pozvete maximálně 5 firem. Možné je též využít služeb tzv. freelancerů, tedy odborníků na konkrétní problematiku, kteří podnikají na volné noze.

Obecně platí, že menší akci zvládnete ve vlastní režii. Při pořádání velkých akcích se vyplatí zainvestovat a využít zkušenosti odborníků. Na trhu jich je celá řada, proto jděte po kladných referencích. Jakmile vyberete tu pravou agenturu, je potřeba, aby pochopila váš cíl a ztotožnila se s ním. Jen tak může akce skončit úspěchem. Záloha agentuře by měla činit zhruba 20 – 50 % celkových výdajů, abyste měli případné páky na uplatnění reklamace v případě nespokojenosti s realizací akce. S agenturou komunikujte průběžně, sdělujte jí své požadavky a dle dodaného harmonogramu kontrolujte, zda vše klape jako na drátkách. Komunikací s agenturou pověřte jednu „styčnou“ osobu.

Personální zajištění - ilustrační fotografie

Rozhodnete-li se pro vlastní zajištění, sestavte kooperující tým, kde každý bude mít jasně zadané úkoly, pravomoci i zodpovědnost. Mějte po ruce zálohu pro případ, že by někdo z týmu onemocněl či vypadl z jiného důvodu. Určete vedoucího týmu, který bude tvořit spojku mezi všemi členy. Pokud se jedná o velkou akci, určete konkrétní osobu, která bude odpovědná za marketing a PR, pozvání a registrace, catering, techniku, komunikaci se sponzory atd. Při samotných přípravách na místě využijte produkčního, který přijde jako první a bude celou přípravu řídit.

Během akce pravděpodobně budete potřebovat moderátora, který akci bude udávat ráz. Vybírejte tedy pečlivě osobu, která má k tématu co říci, je sympatická, vtipná, umí pohotově reagovat na nečekané situace, a která bude sdílet  váš záměr. Pro odbornou konferenci sáhněte po odborníku v dané oblasti. Při show volte baviče a komiky, se kterými se lidé nebudou nudit atd. Ve smlouvě uveďte, že moderátor nebude pod vlivem alkoholu ani jiných omamných látek, abyste předešli případnému faux-paus.

Pokud uvažujete o známých osobnostech, vědcích, politicích, sportovcích či umělcích vždy zvažte, zda se do programu hodí a zda skutečně mohou přispět k naplnění stanovených cílů a jejich účast nebude vyhozením peněz z okna. Pokud jako regionální firma uspořádáte akci, na které chcete posílit vztahy se svými zákazníky, známá osobnost nejspíše zastíní vaše výrobky a vy svých cílů nedosáhnete. Umělce je obvykle možné oslovit přes umělecké agentury. Je potřeba napsat žádost o účasti osoby na akci. Ta musí obsahovat informace o místu a datu konání, kdo akci pořádá, jaké je téma a požadavky na vystupující atd. Pamatujte na to, že čím slavnější osobnost budete chtít pozvat, tím více dopředu je nutné tuto službu objednat. Slavní lidé mívají program nabitý půl roku dopředu. Pro  vaši rámcovou představu, jaké výdaje můžete očekávat za jedno vystoupení. Známý moderátor si řekne částku mezi 25 000 – 130 000 Kč, méně slavný potom 7 000 – 25 000 Kč. Známý DJ vystoupí od 20 000 Kč a výš, živá kapela za 15 000 – 35 000 Kč, slavný zpěvák nebo kapela pak za 35 000 - 250 000 Kč. Taneční vystoupení  vás přijde zhruba na 6 000 – 25 000 Kč.

Potřebujete-li akci zdokumentovat, oslovte profesionálního fotografa nebo video kameramana. Zamyslete se, zda  vaše akce nebude vyžadovat služeb ochranky a bodyguardů. Plánujete jako teambuilding slaňování na laně? Pak nezapomeňte na instruktora případně na zdravotníka pro potřeby rychlého ošetření. Při větší akci vůbec není na škodu informovat záchranné a bezpečnostní složky a vašem záměru. Chystáte-li ohňostroj, nezapomeňte ho ohlásit na městském úřadu a hasičskému záchrannému sboru. Pokud to akce vyžaduje, sjednejte si odpovídající pojištění.

Fotograf - ilustrační fotografie

Vedle účinkujících však také můžete potřebovat člověka, který bude řídit parkování, vítat u vstupu, zajišťovat registraci na místě, recepční, šatnářky, hostesky nebo číšníky. Zajistěte skutečně profesionální personál, který bude rozdávat úsměvy a přání hostů vyřídí do posledního detailu. Protivná osoba u vstupu počítající každou minutu, kdy bude moci odejít, vaše hosty na akci příjemně nenaladí.

V neposlední řadě, pokud akci pořádáte sami, pak pravděpodobně budete na akci dovážet celou řadu věcí, které je potřeba zabalit, vybalit, nainstalovat a po akce opět sbalit a v pořádku dopravit zpět. Za prvé je dobré mít udělaný seznam, všeho, co je potřeba. Ten si průběžně odškrtávat, čímž snížíte riziko toho, že na něco důležitého zapomenete. Jednotlivé krabice jasně popište a určete osobu, která bude za balení zodpovědná a bude mít představu, co ještě chybí nebo ne. A nezapomeňte ani na to, kdo zajistí úklid a včasné předání objektu a dalších pronajatých věcí.

Rezervace ubytování




Partneři

Czech Convention Bureau