Manuál „Jak zorganizovat akci“

Jste vedoucí týmu, který vede bandu absolutně nespolupracujících členů, pro které potřebujete uspořádat teambuilding? Chystáte se na svůj velký svatební den a chcete, aby byl dokonalý se vším všudy? Potřebujete-li uspořádat špičkovou akci a nejste si jisti, co vše to obnáší, pak jste zde správně. Tento manuál přehledně shrnuje nejdůležitější body, na které byste při pořádání akce neměli zapomenout. Jeho cílem není podat vyčerpávající popis aktivit pro uspořádání všech možných druhů akcí, ale spíše souhrnem toho, na co je třeba vzpomenout, abyste uspořádali akci na úrovni.

Obsah manuálu:

 

Manuál vám poskytne rady a konkrétní tipy, co a kde zařídit, na co rozhodně nezapomenout a čeho se naopak vyvarovat. Každá akce je pokaždé unikátní svým sdělením, počtem hostů, místem konání, programem apod. Nicméně všechny prochází společnými fázemi přípravy, realizace a aktivitami následujících po akci. U každé musíte přemýšlet, koho pozvete, proč a co mu chcete sdělit, kde a kdy se to uskuteční, kdo to vše zrealizuje a kolik to bude stát. Manuál rozebírá jednotlivé body se záměrem alespoň částečné časové posloupnosti. Některé věci je však potřeba řešit paralelně. Mějte vždy na paměti, že každá úspěšná akce vyžaduje především profesionální přístup, důkladnou přípravu a dostatek času.

Věříme, že vám tento praktický manuál ušetří co nejvíce nervů i času a přípravu vaší akce maximálně zefektivní. Jak tedy zajistit, aby vaše akce, ať už se jedná o firemní večírek pro 10 lidí nebo pracovní workshop pro 200 účastníků, dopadla na jedničku? Pravidla jsou více méně podobná.

Je potřeba definovat, co je cílem vaší akce? Chcete odměnit své úspěšné zaměstnance a motivovat je k dalším výkonům nebo potřebujete zvýšit prodej svého produktu? Zároveň s tím si musíte zvolit, jaký druh akce bude ke splnění vašeho cíle nejvhodnější. Uspořádáte firemní představení produktu nebo teambuilding? Kdo bude vaší cílovou skupinou a kolik hostů pozvete? Kdy a kde danou akci uspořádáte? Jaký tematický program svým hostům připravíte tak, abyste dosáhli svých cílů a zároveň splnili jejich očekávání? Jaký máte k dispozici rozpočet? Do jaké míry vám akce pokryje náklady? Nezapomeňte, že pokud chcete, aby se na vaši akci vůbec někdo dostavil, musíte dotyčné pozvat. Stejně tak je potřeba pro akci vytvořit odpovídající propagaci, pokud chcete, aby se o ní dozvědělo široké okolí. Musíte vyřešit, jaké bude personální zajištění akce a rozhodnout se, zda celou akci zorganizujete sami nebo si na pomoc přizvete profesionální agenturu. Jak bude vypadat catering, jakou budete potřebovat techniku a kdo vám to zprostředkuje? Samozřejmě také zjistíte, co je třeba dělat v průběhu akce. A nakonec nezapomeňte získat zpětnou vazbu od vašich hostů, jak byli spokojeni.

Přejeme mnoho úspěchů při plánování i realizace vaší akce!

Ilustrační foto

Použité zdroje:

  • Pořádáme akci – Praktický event marketing pro cestovní ruch, MMR ČR, Praha, 2007

  • Krizový management pro cestovní ruch a event marketing, 2007

  • Event marketing v cestovním ruchu, MMR ČR, Praha, 2007

  • Informační technologie pro event marketing v cestovním ruchu, Petr Šindler

  • www.freshmarketing.cz/clanky/prakticky-radce-pro-moderni-event-marketing

  • http://probyznysinfo.ihned.cz/c1-57624110-konference-kde-vydrzite-do-konce

  • www.vofous.cz/hudba/novorocni-ohnostroj-londyn-skvely-silvestr-2

Rezervace ubytování




Partneři

Czech Convention Bureau