Manuál „Jak zorganizovat akci“ - Tisková konference

Tisková konference by se měla pořádat jen tehdy, když chcete sdělit něco významného, představit někoho významného nebo když reagujete na nějaké aktuální události. Vždy si proto dobře rozmyslete, zda máte opravdu dostatečný důvod k jejímu uspořádání. V opačném případě by na vaši tiskovou konferenci už příště nikdo nemusel přijít.

Volba termínů a místa

Podstatný je také termín konání. Některé dny jsou lepší než jiné. Vyhněme se pondělku, kdy se obvykle pořádají velké redakční porady, a pátku, ten si obvykle část novinářů krátí kvůli víkendu. Ideální je prostředek pracovního týdne, nejlépe kolem desáté hodiny ráno.

Termín a čas pořádání si ověřte s ČTK. Pokud se v ten samý čas a den již něco podobného pořádá, určený čas nebo datum změňte. Zajistí vám to větší návštěvnost.

Tisková konference

Ani volbu místa nenechávejte náhodě. Ve větších městech je často jedno nebo několik míst, kde se tiskové konference pravidelně konají. Informujte se o nich nebo použijte náš seznam vhodných míst v Pardubickém kraji. Nebojte se ale ani experimentovat a zkuste zvolit i netradiční místo, které novináři rádi navštíví.

Oznámení tiskové konference

O tiskové konferenci dejte vědět nejpozději v pátek týden před jejím konáním, ten den totiž ČTK připravuje plán očekávaných událostí na příští týden. Podle něj se orientují i další média. Neoznamujte ji ale jen prostřednictvím ČTK, ale i pomocí dalších tiskových agentur, informačních portálů apod. Pozvánku zašlete včas také všem novinářům, kteří vaše téma dlouhodobě sledují nebo se kterými již spolupracujete. Novinářům se ještě den před tiskovou konferencí slušně připomeňte.

Tiskovou konferenci oznamujte formou tiskového oznámení, které bude co nejkratší, zajímavé, srozumitelné a bude obsahovat všechny důležité údaje, tj. místo, čas, téma, případně jména hlavních osob, které na tiskové konferenci vystoupí. Pozvánka musí obsahovat kontaktní údaje na odpovědnou osobu, na kterou se mohou obrátit.

Televizní vstup

Organizace samotné tiskové konference

Tisková konference se neobejde bez dobré organizace a harmonogramu. Dbejte na to, aby byl harmonogram známý všem zúčastněným, ale mějte po ruce i telefon s důležitými kontakty pro případ, kdyby se něco pokazilo. Místo konference také opatřete dostatečným značením, aby návštěvníci a hosté nebloudili.

Dejte si záležet na tom, aby sdělení bylo srozumitelné, stručné, bylo dostatečně hlasité a obsahovalo vše důležité. Nejdůležitější informace si nenechávejte až na konec. Začněte podstatou, kterou doplňte o další podružné informace a kontext. Vizuální pomůcky jako videa či grafy pomohou. Ač jde zejména o obsah, forma je také důležitá. Nezapomínejte na číselné údaje a jejich srovnání. Dají sdělení důvěryhodnost a exaktní ráz. 

Neopomeňte ani zábavnost akce. I novináři a obchodní partneři se rádi pobaví. Ale nic se nemá přehánět, vše by mělo být na úrovni. Kvalitní doprovodný program a catering vždy potěší. Pokud na jeho uspořádání (nebo na uspořádání celé tiskovky) nemáte sami čas, obraťte se třeba na některou z firem v tomto seznamu. Závěrečný press kit je samozřejmostí. I z něj, stejně jako ze samotného brífinku, by měli všichni jasně pochopit předkládané sdělení.

Občerstvení na tiskové konferenci

Součástí press kitu je i tisková zpráva. Ta by se neměla dostat novinářům do rukou dřív než na samotné akci nebo po jejím konci. Jinak by se mohlo stát, že na akci nepřijdou. Novinář by v ní měl najít odpověď na vše podstatné. Všechna fakta musí být jasná a přehledná. Podstatná jsou také čísla. Dávají tiskové zprávě punc důvěryhodnosti a exaktnosti. Čísla však získávají pravý význam až při srovnávání s dalšími údaji. Hospodářské výsledky vyniknou jedině při srovnání s minulými hospodářskými výsledky. Nezapomínejte na to. Klasická tisková zpráva by se ideálně měla vejít na jednu A4. Začínejte v ní tím nejdůležitější a pokračujte k tomu méně podstatnému. Tisková zpráva není román, nenechávejte si pointu na konec.

Nakonec se tisková konference neobejde bez profesionálního moderátora a fotografa. Fotografa o celém programu pečlivě instruujte, aby mu neunikl žádný podstatný okamžik. Vybrané fotky sdílejte na sociálních sítích a prezentujte v tematických mediích.

Tisková zpráva pro nepřítomné

Po skončení tiskové konference rozesílejte nepřítomným či dalším možným zájemcům tiskovou zprávu e-mailem. Dbejte na formální úpravu rozesílaných emailů. Každý email by měl mít úroveň odpovídající významu zprávy. Vyhněte se smajlíkům i familiárnostem. Zprávy nezasílejte v obtížně editovatelných formátech jako je např. PDF. Vždy je vhodné spolu se zprávou samostatně dodat i dostatečně kvalitní ilustrační nebo související fotografii. Dejte si záležet na předmětu e-mailu a každou zprávu řádně podepište a doplňte kontaktními údaji včetně mobilního telefonu. Zprávu se snažte zacílit jen na ty novináře, které by to mohlo zajímat z hlediska jejich tematického zaměření nebo místa působení. V opačném případě by už vaše další zprávy nemuseli vůbec číst.

Rezervace ubytování




Partneři

Czech Convention Bureau