Manuál „Jak zorganizovat akci“ - Catering

Catering slaďte s programem. Catering není pouze o dobrém jídlu a pití. Skrývá se za ním mnohem víc – dekorace, správné prostření stolů i šaty obsluhy. Chystáte-li pro hosty večer v pojetí „man in black“, oblečte personál do černobílé kombinace. Případně požadujte i po vašich hostech, aby dorazili v tom či onom obleku. Obsluha musí být v každém případě profesionální

S plným žaludkem je člověku hned o něco lépe. Dejte si proto záležet při výběru kvalitního jídla a pití, které podtrhne myšlenku akce. Jídlo musí vypadat i vonět lákavě. Rozteklé zákusky, polévka neurčité barvy či vůně syrečků nelibě se linoucí po celé místnosti vám udělají spíše medvědí službu. Pamatujte, že účastník vnímá akci všemi smysly. Uspokojte je. Vyjděte z toho, co je pro vaši cílovou skupinu standart. Někdy bohatě stačí, když je jídlo dostatečně ochucené, nepřesolené, teplé a hezky vypadá :)

Catering - ilustrační fotografie

Nezapomínejte, že lidé mají určité zvyky. Plánujete snídani či pozdní oběd a přemýšlíte, že vypustíte kávu? Ať  vás to ani nenapadne. Tenhle kofeinový nedostatek by vaši hosté určitě jen tak nepřešli. To spíš přimhouří oko nad vypadnutím mikrofonu. Káva je nutný základ.

Ověřte si, zda objekt, ve kterém budete akci pořádat, nebudete omezeni výběrem cateringových služeb na konkrétního smluvního partnera či pronajímatele objektu. Pro větší akci by  vám profesionální cateringová agentura měla uspořádat ochutnávku jídel. Zjistěte si, kde se jídlo bude připravovat, zda na místě konání akce nebo jinde. Skvěle vypadající i chutnající jídlo připravené na místě může po převozu vypadat úplně jinak, především v letních měsících.

Seznam firem poskytující cateringové služby naleznete v tomto seznamu dodavatelů.  Pokud hledáte kreativní nápady či nezávislá pohled na to, co na akci podávat, zkuste se obrátit na foodblogery.

Jestli zvolíte studenou nebo teplou kuchyni, bufet, raut nebo jednoduchý coffee break záleží opět na programu a především na rozpočtu, který máte k dispozici, jelikož právě výdaje za catering představují jeho významnou položku. Pokud nemáte dostatečné prostředky ani kapacity na tříchodové menu, zvolte radši jednodušší variantu. Není nic horšího než, když se z půl hodinového obědu stane dvouhodinový a na posledních několik jedinců už nezbyde a vy musíte na poslední chvíli shánět oběd v protější menze. Tak tudy cesta k úspěšné akce tedy nevede…

Kromě jídla samozřejmě nesmíte zapomenout ani na pití. Hosty lze uvítat welcome drinkem. Na akci můžete využít znalostí sommeliera, který působí jako prostředník mezi hosty a může pomoci navázat společnou konverzaci. V létě je potřeba zajistit dostatek vychlazených ne však ledových nápojů. Ať už hodláte k pití nabídnout cokoliv, dejte si pozor, abyste vždy měli dostatek skla určeného pro konkrétní nápoj. Caffè latte se na rozdíl od latte macchiato nepodává ve sklenici nýbrž v šálku. Odlišné sklenice potřebujete na víno, sekt, pivo i vodu.

Sklo - ilustrační fotografie

Obdobné je to s příbory. Pokud pořádáte raut, je potřeba, abyste měli dostatek nožů. Podáváte-li rybu, budete potřebovat jiný příbor než, pokud budete servírovat steak. Odborník ví, že servírovat jídlo na studeném talíři je nad míru neprofesionální, pokud není záměrem dotvářet dojem probíhající ledové párty.

Neopomeňte ani ubrousky, jejich dostatek, správné umístění, barevné sladění s dekorací či květinovou výzdobou. Správné naaranžování udělá z průměrné tabule výjimečnou. Pokud chcete být skutečně puntičkářští, proložte jednotlivé talíře ubrousky a hosté budou jednoduše nuceni si ubrousek vzít. Nezapomeňte ani na prostor, kde bude možno použité nádobí odložit a jeho průběžné sklízení.

Vedle toho, že stoly správně prostřete a naservírujete na ně vhodné jídlo a pití je také musíte vhodně rozmístit tak, aby hosté měli dostatek prostoru pro pohyb. Zjistěte, jaká uspořádání nabízí jednotlivé objekty.

Dekorace a výzdoba musí tematicky ladit. Pokud  vám zmačkané ubrusy připadají jako drobnost, věřte, že bystré oko hosta si jí určitě všimne. Vymyslete a zrealizujte symboly, které s akcí souvisí. Zhmotněte své sdělení. Pokud potřebujete prezentovat loga svých partnerů či sponzorů, soustřeďte je do jedné části, případně jim vyhraďte samostatný prostor. Stejně tak si ověřte, zda mohou být loga různých firem umístěna vedle sebe či nikoliv. Ne každý to snese. Pokud budou mít vaši účastníci visačky, dejte si prosím záležet na tom, aby jejich jméno bylo jednoduše k přečtení.

A mějte na paměti, že pokud cateringové firmě zaplatíte 100% zálohu, pak se vaše možnosti na uplatnění reklamace v případě nespokojenosti výrazně sníží.

Rezervace ubytování




Partneři

Czech Convention Bureau